A l'ère de la dématérialisation des démarches administratives ou professionnels, il est important de d'abord numériser toutes ses archives. Notre services Secrétariat et Impression vous propose la numérisation (le scan) de vos documents papiers afin de les transformer en un fichier informatique. C'est la première étape vers la dématérialisation.
Qu'est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à produire un document directement au format numérique (fichier pdf) à partir d'un système d'information. Par exemple une facture peut être générée par un ERP (logiciel de gestion de commandes), un bulletin de paye par un SIRH (système d’information ressources humaines)...
La dématérialisation consiste à virtualiser des documents papiers ou “physiques”. Le principe même de la dématérialisation est de supprimer le « matériel », en ce qui concerne les factures et les bulletins de paie. Ainsi vous supprimez toutes vos archives physiques. Il s'agit de supprimer le papier.
Les avantages de la dématérialisation
- faciliter l'accès au télétravail
- réduire le risque de perte de documents
- garantir une traçabilité
- apporter un gain de place
- économiser des coûts matériels (papier, encre)
Qu'est-ce que la numérisation de documents ?
La numérisation des documents consiste à scanner tous les documents papier. C'est la première étape du processus de dématérialisation. La numérisation consiste à créer, à partir d'un document original au format papier, une copie numérique qui sera accessible et exploitable en ligne. Cela se fait à l'aide d'un scanner.
Nos 2 centres Mail Boxes Etc., situés au Lamentin et à Rivière-Salée sont équipés de puissants scanners pouvant faire de la numérisation de masse.
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Comment marche la numérisation (scan) de documents chez MBE ?
Venez avec vos documents papiers, nous les scannons sur place en couleur ou en noir et blanc. Vos documents vous seront envoyé par email ou vous pourrez les récupérer sur un support multimédia (clé USB, CD, DVD).
Nous prenons en charge tous les supports papier, ainsi que les formats les plus courants A5, A4, A3. Pour les documents de grande taille (plan d'architecture, affiche, etc..) prévoyez un délais de livraison de 48h.
